Eventdokumentation: Content in 24 Stunden online

Eventdokumentation: Foto, Video, Web und SEO in 24 Stunden

Wie ich aus einem Abend einen veröffentlichten Beitrag und Content mache, von dem das Unternehmen monatelang profitiert.

Karte voll, gute Nacht, Bilder kommen nächste Woche. So läuft das im Normalfall. Am 20. April war ich bei einem BVMW-Event in Ingolstadt eingeladen als Dienstleister meines langjährigen Kunden Rudolf Schabmüller GmbH & Co. KG aus Ingolstadt. Mein klares Ziel: Am nächsten Morgen soll dieser Abend online sein. Als Artikel auf der Unternehmenswebseite, mit Fotos, mit Video-Statements, suchmaschinenoptimiert, verlinkbar.

Zehn, elf, zwölf Stunden. Was da alles drinsteckt.

Eine professionelle Eventdokumentation sieht für Außenstehende meist nach "Andi war kurz da und hat ein paar Fotos gemacht" aus. In Wirklichkeit steckt ein voller Arbeitstag dahinter, der gegen Mitternacht erst seinen produktivsten Punkt erreicht.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Vorbereitung ist nicht die halbe Miete aber vielleicht ein Drittel. Wer vorbereitet in ein Event geht, hat einen Vorsprung. Aber der Abend selbst, die Präsenz vor Ort und das Durchziehen danach sind genauso entscheidend. Trotzdem ist die Vorbereitung das, was den Unterschied zwischen Reportage und Eventdokumentation ausmacht.

Was ich im Vorfeld mache, ist essentiell:

Abstimmung mit dem Kunden: Um was geht’s, wie ist der Ablauf, mit wem muss ich mich connecten und wo bekomme ich zusätzliche Infos
Inhaltliche Vorproduktion: Artikelgerüst und Seitenstruktur stehen schon, bevor ich losfahre. Das ist später der Teil, der mir nachts zwei Stunden spart
Setup zweimal kontrollieren: Kamera, zweite Kamera, Audiorekorder, Funkstrecke, Akkus, Ersatzakkus, Speicherkarten geleert und formatiert
Logistik: Am Abend zuvor Techniktest, Packen, 17 Uhr losgefahren, Aufbau vor Ort mit ausreichend Puffer

Ankommen, einrichten, präsent sein

Vor Ort wechsele ich sofort den Modus. Ich baue die Technik auf, gehe die Räume ab und überlege, wo welche Szene passiert. Wo wird gesprochen, wo gegessen, wo gibt es Networking-Inseln. Wie ist das Licht. Muss ich das Setup anpassen. Dann der Abgleich mit dem Kunden. Manchmal verändert sich kurzfristig noch etwas oder ich bekomme noch eine wichtige Zusatzinfo. Wenn ich am Anfang des Abends weiß, was ich brauche, dann kann ich nicht nur entspannt arbeiten, sondern ein optimales Ergebnis erzielen.

Foto, Video, parallel & unaufdringlich

Bei einem BVMW-Event will keiner das Gefühl haben, von einem Reporter belagert zu werden. Es geht um Austausch, um Atmosphäre, um Networking. Deshalb arbeite ich bewusst zurückhaltend.

Was dabei entsteht, ist mehr als nur ein Aufmacherfoto:

Aufnahmen der Hauptpersonen, sauber ausgeleuchtet und freigestellt
Reportagebilder vom Geschehen: Gespräche, Hände, Gesichter, Häppchen, Atmosphäre
Video-Statements der Schlüsselpersonen
B-Roll für den Bilderpool des Kunden

Der Trick ist, dass am Ende ein guter Mix dabei rauskommt. Nicht zwanzig Fotos vom gleichen Vortrag, sondern eine Bandbreite, aus der sich Beitrag, Social Media und Archiv bedienen lassen.

Transkript mitgedacht

Während ich filme und fotografiere, läuft im Hintergrund ein separater Audiorekorder mit, der die komplette Diskussion sauber abnimmt. Ich höre während des Events kurz rein, ob das Signal sauber ankommt und der Pegel passt, danach bleibt das Gerät einfach an.

Aus dieser Aufnahme entsteht später ein vollständiges Transkript der Veranstaltung. Für den Kunden ist das ein Nebenprodukt mit hohem Wert:

Schwarz auf weiß, was an dem Abend gesagt wurde
Weiterreichbar an alle Beteiligten, ohne großen Mehraufwand
Quelle für weitere Beiträge, Zitate, LinkedIn-Posts
Themenpool für die Folgekommunikation in den nächsten Wochen

Die Nacht entscheidet

Gegen 20 Uhr bin ich wieder daheim. Kurz was essen, dann beginnt der eigentliche Job. Während der Kunde noch beim Networken ist, sitze ich schon am Schnitt. Bilder sichten, Video schneiden, Statements vorbereiten. Das alles passiert parallel, weil ich zwischen Rendering-Zeiten am Artikel weiterschreibe. Die Reihenfolge in der Nacht ist immer ähnlich: erst das Material sichern, dann die Kurzvideos aufbereiten mit den O-Tönen der Beteiligten. Bildauswahl und Entwicklung. Das Artikelgerüst aus der Vorproduktion wird mit den realen Inhalten gefüllt, Zitate kommen rein, Bildunterschriften werden gesetzt. Die ganze Geschichte bekommt erst in dieser Nacht ihren Sound und vor allem kann ich die Eindrücke und Stimmung noch mitnehmen und in die Texte einfließen lassen.

Am Morgen liegt alles auf dem Tisch

Gegen 2 Uhr ist das Material veröffentlicht. Bilder im CMS, Video eingebunden, SEO-Daten gesetzt, Meta-Description, alt-Texte, interne Verlinkung. Der Beitrag liegt auf der Startseite, sichtbar geplant für die nächsten zwei bis drei Monate. Das Transkript ist gezogen und als sauberes Dokument exportiert. Der Kunde steht am nächsten Morgen auf, und der Beitrag ist online. Alle Daten über meine Cloud bereitgestellt. Ohne Hin und Her, ohne „schicke ich dir nächste Woche“. Alle Rohdaten gesichert, alle Lieferobjekte übergeben. Was sich für den Kunden anfühlt wie ein Selbstläufer, ist das Ergebnis einer Nacht, in der jemand durchgezogen hat.

Wie so ein fertiges Ergebnis aussieht, das sehen Sie am Beispiel des Artikels über das BVMW-Event bei Rudolf-Schabmüller aus Ingolstadt

Zum Artikel

Lohnt sich das überhaupt

Wie eine Eventdokumentation zur lohnenden Investition wird

Bis hierher ging es um Aufwand. Jetzt geht es um die andere Seite der Rechnung. Eine Eventdokumentation, die irgendwo auf dem Fileserver verschwindet, ist verbranntes Geld. Eine Eventdokumentation, die richtig genutzt wird, ist eine Investition in Sichtbarkeit, die ihre Wirkung über Monate entfaltet.

Was Sie auf Wunsch bekommen und wie Sie es richtig einsetzen:

Den fertigen Beitrag auf Ihrer Webseite, live, suchmaschinenoptimiert. Verlinken Sie ihn in der E-Mail an alle Teilnehmer und posten Sie ihn auf Ihren Social-Media-Kanälen.
Ein Kurzvideo von zwei bis drei Minuten, verwertbar für Social Media, Newsletter, Messen. Auf LinkedIn nativ hochgeladen erzielt es mehr Reichweite als als reiner Link.
Einzelne Video-Statements der Schlüsselpersonen, sauber geschnitten und gegradet. Ideal als Einzelposts über mehrere Wochen gestreckt, damit ein Event nicht in einem einzigen Posting verbrennt.
Vollständige Bildauswahl, entwickelt und korrigiert. Die Bilder ersetzen Stockmaterial in Pitches, Angeboten und auf Folgenseiten Ihrer Webseite. Wer einmal echte Bilder hat, will keine Stockfotos mehr.
Das vollständige Transkript der Veranstaltung als Bonus für alle Beteiligten. Mit einer persönlichen Mail an die Beteiligten verschickt, ist es ein nachhaltiger Touchpoint.

Standardpaket oder maßgeschneidert?

Diese Liste ist meine Empfehlung für die meisten Events. Aber kein Event ist wie das andere. Bei einer Pressekonferenz braucht es vielleicht weniger Bildstrecke und dafür ein längeres Hauptvideo. Bei einem internen Strategietag steht das Transkript im Mittelpunkt, weil daraus später ein Maßnahmenplan wird. Bei einer Produkteinführung gehören Detailaufnahmen und Schnittbilder für die Webseite oben drauf.

Und was passiert danach?

Wenn Sie wollen, bleibe ich auch nach der Veröffentlichung im Boot. Deshalb biete ich auf Wunsch eine Nachbetreuung an:

Vorbereitung der Social-Media-Posts aus dem Material
Aufbereitung der Statements für Newsletter und Mailings
Einbau in bestehende Webseiten-Bereiche, z.B. Referenzen, News, Pressebereich
Auswertung nach 4 Wochen, was funktioniert hat und was beim nächsten Mal anders gemacht werden sollte

One-Man-Setup, warum eigentlich?

Wenn ich diesen Workflow erkläre, kommt oft die Frage, ob das mit einem Team nicht besser ginge. Meine Antwort: vielleicht in größerem Maßstab. Aber für die meisten Unternehmen wäre ein Team die schlechtere Lösung. Drei Gründe.

Keine Reibungsverluste

Sobald solche Gewerke an unterschiedliche Dienstleister gehen, beginnt das Briefing-Pingpong. Der Fotograf liefert Bilder an die Agentur, die schickt sie an den Texter, der wartet auf das Video, das wiederum vom Schnittstudio kommt. Bis das alles zusammengebaut und online gestellt ist, ist eine Woche rum. Wenn ich alles selber mache, gibt es keine Übergaben. Was ich um 19 Uhr filme, schneide ich um 22 Uhr selbst, schreibe ich um Mitternacht selbst in den Artikel und stelle ich um halb zwei selbst online. Keine Schnittstellen, keine Missverständnisse, kein „der andere wartet noch auf etwas“. Das gilt nicht nur für die Geschwindigkeit. Auch inhaltlich entsteht so ein roter Faden.

Kosten-Nutzen-Verhältnis

Ein voller Arbeitstag, eine durchgearbeitete Nacht, das schlägt sich im Preis nieder. Aber sobald drei Leute daran arbeiten — Fotograf, Videograf, Webdesigner — multipliziert sich der Tagessatz, und für die meisten mittelständischen Unternehmen wird die ganze Sache zur Grundsatzfrage: machen wir es richtig oder gar nicht. Mein Setup ist bewusst darauf ausgelegt, dass ich alleine den Job durchziehen kann. Das hält die Kosten in einem Rahmen, in dem Eventdokumentation für kleinere und mittlere Unternehmen überhaupt erst attraktiv wird. Teuer ist es nur, wenn das Material danach im Archiv versauert. Wenn es richtig eingesetzt wird, ist es eine der besseren Investitionen im Kommunikationsbudget.

Flexibel, wenn es darauf ankommt

Sonntagvormittag um zehn, weil ein Vereinsjubiläum genau dann stattfindet? Komme ich. Ich habe Familie und schlafe an einem freien Sonntag auch gerne mal aus oder spiele mit den Kindern. Aber wenn ein Kunde einen Termin hat, der für ihn wichtig ist, dann ist das eben der Termin. Wenn nur Fotos gebraucht werden? Auch gut. Wenn nur ein Statement aufgenommen werden soll und kein voller Artikel hinterher. Passt auch. Das Standardpaket ist eine Empfehlung, kein Korsett. Mein Anspruch dabei: den Aufwand für den Kunden so gering wie möglich halten. Sie sollen mir kurz sagen, was ansteht. Den Rest bekommen wir hin.

Bestandskunden profitieren doppelt

Eventdokumentation funktioniert grundsätzlich für jeden, der ein passendes Event hat. Aber am rundesten läuft sie bei Bestandskunden. Das hat einen einfachen Grund: Ich habe schon Zugang zur Webseite, oft auch zu den Social-Media-Konten. Designvorlagen sind vorhanden. Die Bildsprache und Tonalität des Unternehmens kenne ich, weil ich die Kommunikation seit Jahren mitgestalte. Ich weiß, was der Kunde braucht, wo ich ansetzen kann, was für ihn die richtige Lösung ist und was nicht. Wenn ein Kunde am nächsten Tag schreibt, das sei „absolute Champions League“ gewesen, ist das für mich ein Kompliment, das ich annehmen kann. Nicht nur, weil ich das Gefühl habe, dass es ernst gemeint ist, sondern auch, weil ich weiß wie viel Mühe ich mir gemacht habe.

Event geplant? Machen wir was draus!

Ob Firmenevent, Tagung, Jubiläum oder politische Veranstaltung. Egal ob Bundesminister oder Vizekanzler, der Job derselbe: professionell sein, sauber arbeiten und ein tolles Ergebnis liefern. Ein Ansprechpartner, ein Tag, ein veröffentlichbares Ergebnis.

Sie wollen, dass Ihr nächstes Event nicht in der Cloud verschwindet, sondern online weiterlebt? Dann lassen Sie uns reden. Kein Formular, kein langes Hin und Her. Schreiben Sie mir kurz eine Email oder rufen Sie an.